(目的)

第1条　この訓令は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(受理)

第2条　事務は文書に依る外、口頭又は電話の申告によつて受理することができる。

(文書、物品の取扱い)

第3条　到着した文書物品は総べて総務係長において収受して、次の各号によつて取扱わなければならない。

(時間外文書の処理)

第4条　勤務時間外において到達した文書及び物品は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除くの外、到着した翌日の出勤後直ちに総務係長に引継がなければならない。

(接受発送文書)

第5条　接受発送文書は、その係名の首字を冠し機密文書にはなお「秘」字を加えるものとする。

第6条　発送する文書は、主務係に於て浄書、照合、捺印の上総務係に回付しなければならない。

(公布式)

第7条　公布式によるものは令達番号(別記第5号様式)に登載して番号簿と共に総務係に回付して掲示場に掲示しなければならない。

(発布番号)

第8条　発布する文書の番号は毎年1月に起して12月に止める。その区分は、次の通りである。

第9条　発送する文書に添付するものがあるときは、文書の上方に次の通り符箋しなければならない。

(経由文書)

第10条　発送文書で宛先以外の官公署等を経由する必要があるときは、経由先を符箋しなければならない。

第11条　発送文書物件は総務係に於て郵便によるものは、郵便切手受払簿に所要の記載を為した後発送し郵便によらないものは逓付録(別記第6号様式)に記載して公務補をして送達させ受領印を徴させなければならない。

(時間外文書の発送)

第12条　時間外又は休日において文書の発送を要するものがあつたときは、その係に於て前2条に準じて手続を了した後、当直員をして発送せしめなければならない。

(郵便切手の受払)

第13条　毎日の支払つた郵便切手は、総務係で郵便切手受払簿によつて整理しなければならない。

(配付文書の処理)

第14条　当務者に於て文書の配付を受けたときは急を要するものは直ちに、期限のあるものは期限前に、その他は3日以内に処分案を記して回議の手続をなし処分を要しないものは供覧によつて処分しなければならない。期日内に処理できないものは、予定を計画して上司の決裁を受けなければならない。

第15条　上司の命によつて一時処分を為さないでおく文書は、その事由を本文の余白に又は符箋に朱書して主務係長が保管しなければならない。

第16条　回議案は、正確明瞭に書き字句を増減改ざんしたときは、その傍に証印をなし簡易な事件については文書の余白にその処要旨を記載して回議する。

第17条　決裁を要する回議案並びに供覧文書は当務者より係長に提出し、係長は課長及び副町長を経て町長に提出するものとする。他係に関係あるものは決裁前に必ず関係係長及び関係課長に合議することを要する。

(成案文書の合議)

第18条　次に掲げた成案は必ず総務係長及び総務課長に合議しなければならない。

第19条　経費に関する事項は、総て財政担当課長及び係長に合議しなければならない。請負契約並に解除に関する事項に関しては、当務者はその欄外に廃案と朱書して第27条に準じて決裁を受けなければならない。

(決裁文書の訂正)

第20条　回議案決裁後錯誤誤謬を発見したときは当務者が之を訂正して傍に認印をして、上司の検閲、関係者の承閲を受けなければならない。

(重要文書の起案)

第21条　秘密又は重要成案は、発案前に上司の命によつて起案しなければならない。

(文書の完結)

第22条　回議並びに供覧する文書を提出するときは、その欄外に次の通り朱書するものとする。

(意見の統一)

第23条　事務処理上彼是意見を異にするときは互に協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指導を受けなければならない。

第24条　回議書の決裁に際してその要旨を変更されたときは、施行前これを関係課長係長に回付しなければならない。廃案となつたときも同じである。

(書類の編さん)

第25条　完結した書類は、一括して当務者が完結の月日を追ふてその都度毎冊の首に件名その他必要事項を記載した索引(別記様式第7号)を暦年(会計に関するものは会計年度)によつて編纂しなければならない。文書は同一事件について日時の遅いものを順次上に重ねて編纂する。

第26条　編纂文書は、概ね2寸を限度とする。その限度を超えるものは数冊に分け特に分割し難いもの及び文書件数の少ないものは、数年分を合せて1冊となすことができる。

第27条　編纂文書には、その簿冊名保存年限冊数番号及び係名を記載した表紙(別記様式第8号)を附さなければならない。

第28条　編纂文書には、装禎を加えて小口に年号文書名(略号昭和30年衆議院議員選挙は「昭和30年衆議選挙」の例を用いるも良い。)を記載して、主務係長が簿冊台帳(別記様式第9号)に登載し総務係長に引継がなければならない。

(編さん文書の閲覧)

第29条　編纂文書を閲覧しようとするときは、総務係長の承認を受けることを要する。

(編さん書類の保存)

第30条　編纂文書の保存年限を分けて次の4種とする。但し、5年以上の類目中規定年限内保存の必要がないと認めたものは、町長の許可を経て適宜年限を短縮することができる。

第31条　保存年限は、文書編纂の翌年又は翌年度より起算する。

第32条　保存年限満了した文書は、総務係長に於て目録を作り町長の決裁を経て処分する。

(文書の供覧期間)

第33条　文書の供覧期間は5日間とする。期限内に返還不能又は供覧期限予定5日以上にわたる場合は、了め承認を受けなければならない。

第34条　文書の編纂類目は、主務係長に於て総務係長に合議し上司の決裁を受けなければならない。但し、法規に別段の定めがあるものは、この限りでない。