○喜茂別町文書取扱規程

昭和46年8月1日

規程第3号

第1章 事務の処理

(目的)

第1条 この訓令は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。

(受理)

第2条 事務は文書に依る外、口頭又は電話の申告によつて受理することができる。

(文書、物品の取扱い)

第3条 到着した文書物品は総べて総務係長において収受して、次の各号によつて取扱わなければならない。

(1) 到着文書は総て副町長を経て町長の閲覧に供して各課長に配付する。

(2) 秘親展、もしくは封書に明示のある工事請負物品の購買等の入札書又はこれ等に類する文書は封緘のまま機密文書配付簿(別記第1号様式)に依つて町長に提出しなければならない。

(3) 親展でない普通文書は開封して欄外に日付印を押捺して(1)によつて処理しなければならない。その接受の日時が権利の得喪に関する文書は接受日時分を記載して封皮の本書を添付しなければならない。但し、戸籍住民基本台帳法関係の身分に関する届書類は次号によるものとする。電信によるものは到着時刻及び訳文を付さなければならない。

(4) 戸籍、住民基本台帳関係の身分に関する届書その他の文書であつて窓口で直接受理したものは係長においてこれを取まとめて副町長及び町長の閲覧に供さなければならない。

(5) 定例のある経由文書は受理後経由簿(別記第2号様式)に記載して経由簿と共に提出決裁を受けなければならない。

(6) 2以上の係に関係のある文書は、その関係の重さに従つて配付し、主管の明らかでない文書は上司の決定によつて配付しなければならない。

(7) 文書に金券物品(図書)を添付したものは、本書の欄外にその金額、種類、数量を明記して取扱者が捺印の上金券は金券受配簿(別記第3号様式)に記載して当務者に交付し受領印を徴して決裁を受けねばならない。

金品で文書でないものでも本号によつて取扱う。

(8) 北海道公報は、総務課総務係で編纂保存すること。

(9) 官報、公報等官庁発のもの及び之に類似する図書、雑誌類は、図書受配簿(別記第4号様式)に記載して副町長を経て町長の閲覧後当務者に配付し、関係者の回覧後号を追つて編綴し職員に閲覧させるものとする。加除追録は当務者に交付、当務者においてこれを加除行なうものとする。

(時間外文書の処理)

第4条 勤務時間外において到達した文書及び物品は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除くの外、到着した翌日の出勤後直ちに総務係長に引継がなければならない。

(接受発送文書)

第5条 接受発送文書は、その係名の首字を冠し機密文書にはなお「秘」字を加えるものとする。

第6条 発送する文書は、主務係に於て浄書、照合、捺印の上総務係に回付しなければならない。

2 多数発送を要する場合には、主務係に於て総務課より郵便切手の交付を受けて発送しなければならない。

3 発送文書で書留郵便、速達を以てするもの又は現金、金券、物品を添付する等特別の取扱を要するものはその旨を示記しなければならない。

(公布式)

第7条 公布式によるものは令達番号(別記第5号様式)に登載して番号簿と共に総務係に回付して掲示場に掲示しなければならない。

(発布番号)

第8条 発布する文書の番号は毎年1月に起して12月に止める。その区分は、次の通りである。

条例、規則、告示、告諭、訓令、達、指令

第9条 発送する文書に添付するものがあるときは、文書の上方に次の通り符箋しなければならない。

金券添付(金券を添付するもの。)

(物品名)添付(物品を添付するものでその物品名を付する。)

以下添付物(別に総括書類を添付するもの。)

関係図書添付(関係書類を添付するもの。)

(経由文書)

第10条 発送文書で宛先以外の官公署等を経由する必要があるときは、経由先を符箋しなければならない。

第11条 発送文書物件は総務係に於て郵便によるものは、郵便切手受払簿に所要の記載を為した後発送し郵便によらないものは逓付録(別記第6号様式)に記載して公務補をして送達させ受領印を徴させなければならない。

(時間外文書の発送)

第12条 時間外又は休日において文書の発送を要するものがあつたときは、その係に於て前2条に準じて手続を了した後、当直員をして発送せしめなければならない。

(郵便切手の受払)

第13条 毎日の支払つた郵便切手は、総務係で郵便切手受払簿によつて整理しなければならない。

(配付文書の処理)

第14条 当務者に於て文書の配付を受けたときは急を要するものは直ちに、期限のあるものは期限前に、その他は3日以内に処分案を記して回議の手続をなし処分を要しないものは供覧によつて処分しなければならない。期日内に処理できないものは、予定を計画して上司の決裁を受けなければならない。

第15条 上司の命によつて一時処分を為さないでおく文書は、その事由を本文の余白に又は符箋に朱書して主務係長が保管しなければならない。

第16条 回議案は、正確明瞭に書き字句を増減改ざんしたときは、その傍に証印をなし簡易な事件については文書の余白にその処要旨を記載して回議する。

第17条 決裁を要する回議案並びに供覧文書は当務者より係長に提出し、係長は課長及び副町長を経て町長に提出するものとする。他係に関係あるものは決裁前に必ず関係係長及び関係課長に合議することを要する。

(成案文書の合議)

第18条 次に掲げた成案は必ず総務係長及び総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、達、告示、告諭の設定、改廃及び之が公布に関する事項

(2) 訴願、訴訟及び和解並びに異議の申立に関する事項

(3) 町議会に提案する事項

(4) 財産及び営造物の得失管理に関する事項

(5) 予算に関する事項及び寄附に関する事項

(6) 請願、陳情に関する事項

(7) 法律命令の解釈に関する事項

(8) 例規のない処分に関する事項

第19条 経費に関する事項は、総て財政担当課長及び係長に合議しなければならない。請負契約並に解除に関する事項に関しては、当務者はその欄外に廃案と朱書して第27条に準じて決裁を受けなければならない。

(決裁文書の訂正)

第20条 回議案決裁後錯誤誤謬を発見したときは当務者が之を訂正して傍に認印をして、上司の検閲、関係者の承閲を受けなければならない。

(重要文書の起案)

第21条 秘密又は重要成案は、発案前に上司の命によつて起案しなければならない。

2 前項の文書は、欄外に秘又は重要と朱書して主務者が自ら携帯して決裁を受けることを要する。

3 急を要する場合は、主務者が自ら携帯して決裁を受けることを要する。

(文書の完結)

第22条 回議並びに供覧する文書を提出するときは、その欄外に次の通り朱書するものとする。

発送後完結(発送後完結するもの。)

供覧後完結(閲覧後完結するもの。)

要再回(合議を受けた後再回するもの。)

要登記(台帳に記載を要するもの。)

例規(将来例規として取扱うもの。)

(意見の統一)

第23条 事務処理上彼是意見を異にするときは互に協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指導を受けなければならない。

第24条 回議書の決裁に際してその要旨を変更されたときは、施行前これを関係課長係長に回付しなければならない。廃案となつたときも同じである。

第2章 文書の編纂保存

(書類の編さん)

第25条 完結した書類は、一括して当務者が完結の月日を追ふてその都度毎冊の首に件名その他必要事項を記載した索引(別記様式第7号)を暦年(会計に関するものは会計年度)によつて編纂しなければならない。文書は同一事件について日時の遅いものを順次上に重ねて編纂する。

第26条 編纂文書は、概ね2寸を限度とする。その限度を超えるものは数冊に分け特に分割し難いもの及び文書件数の少ないものは、数年分を合せて1冊となすことができる。

第27条 編纂文書には、その簿冊名保存年限冊数番号及び係名を記載した表紙(別記様式第8号)を附さなければならない。

第28条 編纂文書には、装禎を加えて小口に年号文書名(略号昭和30年衆議院議員選挙は「昭和30年衆議選挙」の例を用いるも良い。)を記載して、主務係長が簿冊台帳(別記様式第9号)に登載し総務係長に引継がなければならない。

2 総務係長は、書庫棚架に種別年別に整理配置して捜索に便ならしめる様に為さなければならない。

(編さん文書の閲覧)

第29条 編纂文書を閲覧しようとするときは、総務係長の承認を受けることを要する。

(編さん書類の保存)

第30条 編纂文書の保存年限を分けて次の4種とする。但し、5年以上の類目中規定年限内保存の必要がないと認めたものは、町長の許可を経て適宜年限を短縮することができる。

第1類 永久

第2類 10年

第3類 5年

第4類 2年

(1) 第1類は次の文書とする。

 条例、規則、規程、通達及び之が設定改廃に関する文書

 例規及び他日の徴証に関する文書及び帳簿

 重要な処分に関する書類

 統計書類で永久保存を要する文書

 町議会議決書会議録

 登記権利書類

 族表行賞に関する書類

 職員進退に関する書類

 其の他の重要な永久保存となる文書

(2) 第2類は次の文書とする。

 公示告諭に関する書類

 金銭物品の出納に関する書類

 永久保存を要しない統計報告、例規徴証に関する文書及び帳簿

(3) 第3類は次の文書とする。

 第2類の外数年間参照の必要があると認める文書及び帳簿

(4) 第4類は次の文書とする。

 前各号以外で軽易且つ一時処弁に止まる書類

第31条 保存年限は、文書編纂の翌年又は翌年度より起算する。

第32条 保存年限満了した文書は、総務係長に於て目録を作り町長の決裁を経て処分する。

(文書の供覧期間)

第33条 文書の供覧期間は5日間とする。期限内に返還不能又は供覧期限予定5日以上にわたる場合は、了め承認を受けなければならない。

第34条 文書の編纂類目は、主務係長に於て総務係長に合議し上司の決裁を受けなければならない。但し、法規に別段の定めがあるものは、この限りでない。

附 則

1 本規程は、昭和46年8月1日より施行する。

2 昭和30年5月20日喜茂別町役場処務規程は之を廃止する。

附 則(昭和55年訓令第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和56年訓令第1号)

この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

附 則(昭和57年訓令第2号)

この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

附 則(昭和57年訓令第7号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和58年訓令第1号)

この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

附 則(昭和60年訓令第1号)

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

附 則(昭和61年訓令第3号)

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

附 則(平成元年訓令第2号)

この規程は、平成元年5月1日から施行する。

附 則(平成2年訓令第3号)

この規程は、平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成3年訓令第1号)

この規程は、平成3年4月1日より施行する。

附 則(平成4年訓令第7号)

この規程は、平成4年8月13日から施行する。

附 則(平成5年訓令第1号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第2号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第9号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成9年訓令第11号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第16号)

この規程は、平成27年12月1日から施行する。

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喜茂別町文書取扱規程

昭和46年8月1日 規程第3号

(平成27年12月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
昭和46年8月1日 規程第3号
昭和55年3月22日 訓令第2号
昭和56年4月1日 訓令第1号
昭和57年4月1日 訓令第2号
昭和57年9月30日 訓令第7号
昭和58年4月1日 訓令第1号
昭和60年3月30日 訓令第1号
昭和61年3月29日 訓令第3号
平成元年4月27日 訓令第2号
平成2年3月28日 訓令第3号
平成3年3月8日 訓令第1号
平成4年8月13日 訓令第7号
平成5年2月22日 訓令第1号
平成8年3月25日 訓令第2号
平成8年9月26日 訓令第9号
平成9年3月24日 訓令第11号
平成19年3月30日 訓令第4号
平成27年11月25日 訓令第16号